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Communication

10 façons de gérer efficacement vos documents en ligne au travail

Dans notre monde actuel, il devient presque inévitable de gérer une entreprise purement hors ligne. Vous vous retrouverez souvent à éditer, stocker et envoyer des documents en ligne. Ainsi, vous devez savoir comment gérer efficacement vos documents en ligne. En utilisant par exemple les services de digiposte . Pour en savoir plus suivez le lien digiposte connexion

Le bon système de gestion de documents en ligne garantit que vous gardez les informations de votre cabinet et de vos clients en sécurité tout en facilitant votre collaboration et celle de vos employés pour atteindre les objectifs fixés. 

 

Voici quelques-unes des façons de gérer efficacement vos documents en ligne au travail :

 

1- Utilisez un modèle cohérent pour nommer vos dossiers et vos fichiers

En premier lieu, vous avez besoin d’un dossier principal pour stocker tous vos documents en ligne. Ensuite, divisez le dossier principal en sous-dossiers pour les collègues, les clients, les vendeurs ou les différents services.

Pour chacun de ces dossiers, choisissez des noms qui identifient rapidement le type de fichiers qui y sont stockés. Cela vous permet d’accéder facilement au fichier dont vous avez besoin. De plus, vous pouvez différencier les dossiers en les colorant différemment ou en utilisant des marqueurs de dossiers distincts. Cela vous aide à les différencier facilement au premier coup d’œil.

2- Utiliser des signatures électroniques

Dans le monde des affaires, il est courant de conclure des accords avec des clients et des partenaires répartis sur différents sites géographiques. Et, vous aurez toujours besoin que les contrats soient signés. L’une des façons les plus simples de résoudre ce problème est d’utiliser une signature électronique.

Avec celle-ci, vous n’avez pas besoin de passer des heures à voyager pour rencontrer vos clients avec des contrats imprimés. Quelle que soit la distance qui vous sépare, les signatures électroniques vous permettent de sceller des accords via Internet de manière instantanée.

3- Supprimer les documents inutiles

Si vous avez l’habitude de sauvegarder pratiquement tous les documents, pensez à y mettre fin. Prenez le temps de comprendre le contenu de chaque document que vous rencontrez. Sauvegardez le fichier si son contenu est pertinent pour le travail de votre organisation. S’il n’est pas pertinent, il n’est pas nécessaire de le conserver.

En outre, le fait de disposer de nombreux documents non essentiels peut vous empêcher de trouver ceux qui sont nécessaires. En effet, cela vous oblige à chercher dans un grand désordre avant d’atteindre le document spécifique dont vous avez besoin. Soyez donc sélectif lorsqu’il s’agit d’enregistrer des documents.

4- Enregistrez les documents connexes dans le même dossier

Si vous travaillez sur différents projets, vous devriez avoir des dossiers distincts pour chacun d’eux. Cela permet d’organiser votre travail. Lorsqu’il est temps de travailler sur un projet donné, vous êtes en mesure de rester concentré sur la tâche à accomplir, ce qui stimule votre productivité.

Vous n’êtes pas tenté de traiter des morceaux de tous vos projets en une seule fois. Loin des yeux, loin de l’esprit. De plus, en stockant ensemble les données liées à un même projet, il est facile d’accéder rapidement aux documents pertinents.

5- Sauvegarder les travaux en cours séparément des travaux terminés

Parfois, vous pouvez avoir un projet dans lequel les employés soumettent les livrables en plusieurs étapes. En tant que gestionnaire, il est dans votre intérêt de séparer les jalons complets de tout travail en cours.

Quand ils terminent ce sur quoi ils travaillent actuellement, transférez les documents dans le dossier ” final “. Vous pouvez le faire chaque semaine ou chaque mois, en fonction du type de travail et du nombre d’employés qui s’en occupent. C’est un grand pas vers une gestion de projet efficace. 

6- Évitez de mettre des fichiers en trop dans un dossier

Ne surchargez pas un dossier avec des milliers de fichiers, car vous aurez beaucoup de mal à localiser un fichier spécifique. Envisagez de stocker les fichiers connexes dans des sous-dossiers et des sous-sous-dossiers.

Ce type d’organisation est important pour vous et vos employés, car chaque membre de l’équipe peut localiser les fichiers requis d’un simple clic de souris.

7- Organisez vos documents par dates

Une autre bonne idée est d’inclure la date de création d’un document donné dans son nom de fichier. C’est particulièrement important si l’ordre de création des documents compte. Prenons l’exemple des articles de blog. Vous souhaitez généralement connaître la date de publication de chaque blog. Incluez sa date de publication dans le nom du fichier, ainsi que son titre.

8- Soyez clair dans le nommage des fichiers

L’objectif d’un nom de fichier est de permettre à l’utilisateur de comprendre quel type d’information est contenu dans le fichier avant même de l’ouvrir. Par conséquent, assurez-vous que tous les fichiers sont nommés d’une manière claire et nette qui transmet suffisamment d’informations concernant leur contenu.

Par exemple, si vous avez des articles de blog rédigés par différents auteurs, vous voudrez peut-être que les noms de fichiers incluent la date à laquelle ils ont été écrits, le titre de l’article et l’auteur. Ces informations sont suffisantes pour vous aider à savoir de quoi parle le fichier.

9- Utiliser un logiciel de gestion des e-mails

En cette ère numérique, vous recevez très probablement de nombreux e-mails liés au travail tous les jours. Si c’est le cas, vous avez besoin d’un outil de gestion des emails fiable pour vous aider à garder la trace de tous les documents joints.  

Vous pouvez programmer un tel logiciel pour enregistrer automatiquement les fichiers pertinents dans des dossiers spécifiques de votre choix. Cela vous évite le casse-tête de perdre des documents essentiels en supprimant accidentellement des e-mails. Cela vous fait également gagner beaucoup de temps dans le cas où vous manipulez des dizaines de documents quotidiennement.

10- Sécurisez votre stockage en nuage

Le stockage en nuage vous permet de stocker d’énormes volumes de données. En réalité, vous pouvez stocker tous vos documents professionnels et vos fichiers logiciels sur une seule plateforme de stockage en nuage. Les options gratuites ont généralement une capacité limitée, vous devrez donc peut-être opter pour les versions payantes si vos besoins de stockage sont importants.  

Quoi qu’il en soit, votre principale préoccupation doit être la sécurité de vos données. Bien que le stockage en nuage soit généralement sûr, on a signalé des attaques malveillantes de pirates informatiques qui pillent les données importantes des entreprises et des particuliers. Par conséquent, il est bon d’avoir des mesures supplémentaires comme des mots de passe complexes pour accéder à votre plateforme de stockage en nuage et de disposer d’un logiciel antivirus fiable.