Voulez-vous configurer un système de téléphone automatique pour votre site Web ?
Pour les propriétaires d’entreprises, un système de téléphone automatique peut réduire les coûts, vous aider à répondre aux appels plus rapidement, améliorer le service à la clientèle et rendre votre petite entreprise plus professionnelle.
Guide étape par étape sur la façon de configurer facilement un système de téléphone
Qu’est-ce qu’il vous faut pour configurer un système de téléphone avec standard automatique pour votre site Web ?
Pour la plupart des sites Web de petites entreprises ou des boutiques en ligne, vous pouvez simplement ajouter un numéro de téléphone à votre site Web. Vos visiteurs peuvent appeler le numéro de téléphone pour entrer en contact avec vous.
Cependant, les services téléphoniques standard n’offrent pas de fonctions avancées comme le renvoi d’appel, la réception automatique, l’appel en attente, les heures d’ouverture, et plus encore. De plus, il est coûteux d’ajouter des fonctions simples comme un standard automatique.
Pour configurer un système téléphonique avec standard automatique de la bonne façon, vous devrez utiliser un fournisseur de services téléphoniques d’entreprise virtuels. Cliquez ici pour configurer votre appareil avec ok google configurer mon appareil.
Configuration d’un système de téléphonie avec standard automatique
Après avoir configuré votre compte, vous serez en mesure de passer et de recevoir automatiquement des appels à partir de votre numéro de téléphone professionnel sur n’importe quel appareil.
Puis, vous pouvez configurer un système téléphonique de réception automatique pour votre site Web.
Depuis la page de votre compte, vous devez cliquer sur l’option de menu ‘Communication’, puis sur le bouton ‘Système téléphonique’.
Cela vous amène à un écran où vous aurez différentes options pour configurer les fonctionnalités du téléphone professionnel.
Puis, cliquez sur le bouton ‘Flux d’appels’.
Sur l’écran suivant, vous devez créer un nouveau flux d’appels.
Il suffit de cliquer sur le bouton ‘Créer un nouveau flux’ pour commencer.
Si vous avez créé des modèles d’appels pour d’autres fonctionnalités, alors ils seront répertoriés ici.
Nous allons sélectionner l’option ‘Commencer à zéro’.
Puis, vous pouvez donner un nom à votre flux d’appels pour vous aider à vous en souvenir.
Après cela, survolez et cliquez sur le bouton ‘Téléphone’.
Puis, vous devez saisir le numéro de téléphone principal de votre entreprise.
Vous pouvez également ajouter une extension et des numéros supplémentaires.
Puis, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer et Continuer’.
Puis, cliquez sur le bouton ‘Ajouter une action’ pour l’étape suivante.
Cela fait apparaître un menu dans lequel vous pouvez choisir l’action suivante.
Pour créer un standard automatique, vous pouvez sélectionner les options ‘Menu téléphonique’, ‘Composer par extension’ ou ‘Composer par nom’.
Nous sélectionnerons l’option ‘Menu téléphonique’ car elle nous permet d’enregistrer un message d’accueil puis d’offrir aux appelants des options pour composer des services ou des membres d’équipe spécifiques.
Puis, vous pouvez choisir le ‘Message d’accueil par défaut’ dans le menu déroulant ‘Message d’accueil’.
Vous avez également la possibilité d’enregistrer ou de télécharger votre propre message d’accueil.
Après cela, vous pouvez personnaliser les options du menu téléphonique qui seront jouées après votre message d’accueil.
Vous pouvez utiliser le clavier sous le ‘Menu téléphonique’ pour les numéros que vos appelants composeront et la personne ou le service vers lequel ils seront redirigés.
Pour plusieurs options, cliquez sur le numéro, et ajoutez le service correspondant dans la section ‘Options du menu’.
Puis, vous pouvez configurer les paramètres des ‘Options avancées’.
Vous pouvez définir la durée du délai d’attente, sélectionner une option pour appeler l’opérateur, et cliquer sur la case à cocher pour permettre aux appelants de joindre des membres individuels de l’équipe en composant leur extension.
Après cela, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer et Continuer’.
Cela vous ramène à votre écran principal de flux d’appels. Vous devez attribuer des membres de l’équipe et des numéros de téléphone aux options d’appel que vous venez de créer.
Cliquez simplement sur l’un des boutons ‘Ajouter une action’.
Puis, cliquez sur l’option de menu ‘Utilisateurs et équipes’.
Ceci vous permet d’attribuer l’action à un membre de l’équipe ou à un service spécifique.
Puis, vous pouvez choisir qui l’appel sonnera, comment il sonnera, les paramètres d’identification de l’appelant, et plus encore.
Il suffit de sélectionner les meilleures options pour votre entreprise, puis de cliquer sur le bouton ‘Enregistrer et Continuer’.
Vous devez suivre les mêmes étapes pour toutes les options du menu d’appel que vous avez créées précédemment.
Après cela, vous serez ramené à votre écran principal de flux d’appels où vous devez cliquer à nouveau sur le bouton ‘Ajouter une action’ pour terminer votre flux d’appels.
Puis, vous aurez une variété d’options différentes pour ce qui se passe si personne ne répond.
Nous allons sélectionner l’option ‘Voicemail’, afin que les appelants puissent laisser un message si personne ne répond au téléphone.